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Lohnabrechnung Schweiz: AHV, BVG und ALV verstehen

Die Lohnabrechnung ist ein Dokument, das jeder Arbeitnehmer in der Schweiz monatlich erhält, das aber nur wenige wirklich verstehen. Dennoch handelt es sich um ein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument. Artikel 323b des Obligationenrechts (OR) schreibt vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine detaillierte Gehaltsabrechnung mit allen geleisteten Abzügen aushändigen muss.

Für KMU-Leiter ist die Lohnabrechnung oft eine Quelle von Stress. Zwischen den Sozialversicherungsbeiträgen der ersten Säule, der beruflichen Vorsorge der zweiten Säule, der Unfallversicherung und möglichen Zuschlägen ist das Fehlerrisiko real. Und ein Fehler auf einer Lohnabrechnung ist keine Kleinigkeit: Es ist ein potenzieller Streit mit dem Arbeitnehmer, ein Problem mit der Ausgleichskasse oder eine teure Korrektur am Jahresende.

Diese Anleitung detailliert jede Komponente der Schweizer Lohnabrechnung mit einem konkreten Beispiel, den häufigsten Fehlern und den Aufbewahrungspflichten.

Die obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge

Das Schweizer Sozialsicherungssystem basiert auf drei Säulen. Die ersten zwei sind direkt auf der Lohnabrechnung als Abzüge sichtbar. Hier ist die Aufstellung jedes Beitrags.

AHV/IV/EO — Die erste Säule

Die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), Invalidenversicherung (IV) und das Erwerbsersatzordnung (EO)-System bilden die erste Säule des Schweizer Vorsorgessystems. Diese Säule ist universell: Jede Person, die eine Erwerbstätigkeit in der Schweiz ausübt, trägt dazu bei.

Der Beitragssatz beträgt insgesamt 10,6% des Bruttolohns, gleichmässig aufgeteilt:

• 5,3% zu Lasten des Arbeitnehmers (vom Bruttolohn abgezogen)
• 5,3% zu Lasten des Arbeitgebers (nicht auf dem Lohnausweis des Arbeitnehmers sichtbar)

Die AHV/IV/EO wird auf das gesamte Salär eingezogen, ohne Obergrenze. Egal ob der Arbeitnehmer CHF 3'000 oder CHF 30'000 pro Monat verdient, der Satz von 5,3% gilt auf den gesamten Betrag.

Die AHV ist die Grundlage der Altersrente in der Schweiz. Jedes Beitragsjahr zählt. Ein fehlendes Jahr kann zu einer Kürzung der Rente im Alter führen.

ALV — Arbeitslosenversicherung

Die Arbeitslosenversicherung (ALV) finanziert die Leistungen für Personen, die ihren Arbeitsplatz verlieren. Der Beitrag wird ebenfalls zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt:

• 1,1% zu Lasten des Arbeitnehmers
• 1,1% zu Lasten des Arbeitgebers

Der ALV-Beitrag von 1,1% gilt für Löhne bis zu einer Obergrenze von CHF 148'200 pro Jahr. Über diese Grenze hinaus gilt ein Solidaritätsbeitrag von 0,5% (Arbeitnehmeranteil) auf den überschüssigen Betrag.

Für die grosse Mehrheit der Arbeitnehmer in Schweizer KMU wird diese Obergrenze nicht erreicht, und der Beitrag von 1,1% gilt auf das gesamte monatliche Salär.

BVG — Berufliche Vorsorge (zweite Säule)

Das Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenversicherung (BVG) bildet die zweite Säule des Schweizer Vorsorgessystems. Anders als die AHV mit einem festen Satz ist der BVG-Beitrag variabel und hängt von mehreren Faktoren ab:

• Das Alter des Arbeitnehmers: Die Sätze steigen nach Altersgruppen (die Altersgutschriften liegen mindestens bei 7% zwischen 25 und 34 Jahren, 10% zwischen 35 und 44 Jahren, 15% zwischen 45 und 54 Jahren und 18% zwischen 55 und 65 Jahren nach BVG-Minimum)
• Das Vorsorgewerk: Jeder Arbeitgeber ist einer Pensionskasse angeschlossen, die Leistungen über das gesetzliche Minimum hinaus vorsehen kann
• Der versicherte Lohn: Der BVG-Beitrag wird nicht auf das gesamte Salär berechnet, sondern auf den versicherten Lohn (Bruttojahreslohn minus Koordinationsabzug)

Generell wird der BVG-Beitrag mindestens 50/50 zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt. Einige Arbeitgeber übernehmen einen höheren Anteil (60/40 oder sogar 2/3-1/3) als Sozialleistung.

Der genaue BVG-Beitrag steht in dem jährlich von der Pensionskasse ausgestellten Vorsorgeausweis. Dies ist der Betrag, der auf der Lohnabrechnung erscheinen muss.

UVG — Unfallversicherung

Die Unfallversicherung (UVG) deckt Berufsunfälle (BU) und Nichtberufsunfälle (NBU) ab. Die Kostenaufteilung ist spezifisch:

• Berufsunfälle (BU): Vollständig zu Lasten des Arbeitgebers — dieser Beitrag erscheint nicht auf dem Lohnausweis des Arbeitnehmers
• Nichtberufsunfälle (NBU): Zu Lasten des Arbeitnehmers — dieser Beitrag wird vom Bruttolohn abgezogen

Der NBU-Satz variiert je nach Versicherer und Tätigkeitsbereich. In Reinigung oder im Baugewerbe sind die Sätze aufgrund des erhöhten Unfallrisikos in der Regel höher.

Nur Arbeitnehmer, die mindestens 8 Stunden pro Woche beim gleichen Arbeitgeber arbeiten, sind gegen Nichtberufsunfälle versichert. Darunter sind nur Berufsunfälle abgedeckt.

Konkretes Beispiel einer Lohnabrechnung

Hier ist ein Beispiel für eine Lohnabrechnung für einen fiktiven Arbeitnehmer, Marc Dupont, 42 Jahre alt, Vollzeitbeschäftigter in einer Reinigungs-KMU in Lausanne mit einem monatlichen Bruttolohn von CHF 5'800.

Position	Detail	Betrag (CHF)
Bruttolohn	Vertraglich vereinbarter Monatslohn	5'800.00
Arbeitnehmerabzüge
AHV/IV/EO	5,3% des Bruttolohns	- 307.40
ALV	1,1% des Bruttolohns	- 63.80
BVG	Arbeitnehmeranteil (je nach Kasse und Alter)	- 290.00
NBU (UVG)	Unfallversicherung Nichtberufsunfälle	- 72.50
Gesamt
Nettolohn	Auf das Bankkonto überwiesener Betrag	5'066.30

Jede Position verstehen

AHV/IV/EO: CHF 307.40 — Dies ist die einfachste Berechnung: 5'800 x 5,3% = 307.40. Dieser Betrag ist gleich jeden Monat, solange sich das Bruttosalär nicht ändert. Der Arbeitgeber zahlt den gleichen Betrag (5,3%), insgesamt CHF 614.80 pro Monat für die AHV.

ALV: CHF 63.80 — Gleiche Logik: 5'800 x 1,1% = 63.80. Der Arbeitgeber zahlt ebenfalls CHF 63.80.

BVG: CHF 290.00 — Dieser Betrag wird von der Pensionskasse bestimmt. Für einen 42-jährigen Arbeitnehmer beträgt die Mindestaltersgutschrift 10% des versicherten Lohns. Der genaue Betrag hängt vom von der KMU gewählten Vorsorgeplan ab. In diesem Beispiel beträgt der Gesamtbeitrag CHF 580.00, aufgeteilt 50/50.

NBU: CHF 72.50 — Der Satz hängt vom UVG-Versicherer und dem Tätigkeitsbereich ab. In diesem Beispiel beträgt der Satz etwa 1,25% des Bruttolohns. Dieser Satz ist höher in physisch anspruchsvollen Berufen (Reinigung, Baugewerbe, Sicherheit) als in Bürojobs.

Nettolohn: CHF 5'066.30 — Dies ist der Betrag, der tatsächlich auf das Bankkonto des Arbeitnehmers überwiesen wird. Der Unterschied zwischen Brutto und Netto (CHF 733.70) stellt 12,6% des Bruttolohns dar.

Was nicht auf dem Lohnausweis des Arbeitnehmers erscheint

Der Arbeitgeber zahlt zusätzliche Beiträge, die nicht vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen werden:

• AHV-Arbeitgeber: 5,3% = CHF 307.40
• ALV-Arbeitgeber: 1,1% = CHF 63.80
• BVG-Arbeitgeber: CHF 290.00 (mindestens 50%)
• BU (Berufsunfälle): variabel, vollständig zu Lasten des Arbeitgebers
• Familienausgleichskasse: Arbeitgeberbeitrag, kantonaler Satz

Die tatsächlichen Kosten eines Arbeitnehmers für das Unternehmen übersteigen den Bruttolohn erheblich. Für einen Bruttolohn von CHF 5'800 liegen die Gesamtarbeitgeberkosten generell zwischen CHF 6'800 und CHF 7'200, je nach Kanton und Pensionskasse.

Häufige Fehler, die zu vermeiden sind

Nach Jahren der Zusammenarbeit mit Schweizer KMU sind dies die häufigsten Fehler, die wir auf Lohnabrechnungen beobachten:

1. Falschen AHV-Satz anwenden

Der AHV/IV/EO-Satz ändert sich gelegentlich. Es ist wichtig, die Sätze jedes Jahr bei der zuständigen Ausgleichskasse zu überprüfen. Der aktuelle Satz von 5,3% Arbeitnehmeranteil muss genau angewendet werden. Ein Fehler von 0,1% bei 15 Arbeitnehmern über 12 Monate kann am Jahresende mehrere hundert Franken zur Korrektur bedeuten.

2. Zuschläge vergessen

Überstunden (Zuschlag 25%), Nachtschichten (25%) und Sonntagsarbeit (50%) müssen als separate Zeilen auf der Lohnabrechnung aufgeführt werden. Sozialversicherungsbeiträge gelten auch für diese Zuschläge. Ihre Nichteinfügung in den versicherten Lohn ist ein häufiger Fehler.

3. BVG nicht aktualisieren

Der BVG-Beitrag ändert sich, wenn ein Arbeitnehmer in eine neue Altersgruppe wechselt (25, 35, 45, 55 Jahre). Wenn das System nicht aktualisiert wird, zahlen Arbeitnehmer und Arbeitgeber mehrere Monate lang zu wenig oder zu viel. Die Pensionskasse sendet am Jahresende eine Korrekturabrechnung, aber die Buchungskorrekturen sind lästig.

4. Monatssalär und Stundenlohn verwechseln

Bei Stundenarbeitern variiert der Bruttolohn jeden Monat je nach geleisteten Stunden. Die Beiträge müssen jeden Monat anhand des tatsächlichen Lohns neu berechnet werden, nicht anhand einer Pauschale. Dies ist besonders häufig in Reinigung und Temporärarbeit, wo viele Verträge auf Stundenbasis sind.

5. Versicherungsleistungen, die beitragspflichtig sind, auslassen

Einige Entschädigungen unterliegen Sozialversicherungsbeiträgen (Prämien, Boni, 13. Monatslohn, ausgezahlte Ferienentschädigungen) und andere nicht (Auslagenersatz). Ein Fahrkostenersatz als versicherten Lohn zu erfassen, wenn er nicht versicherungspflichtig ist — oder umgekehrt — ist eine häufige Fehlerquelle.

Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre

Das Obligationenrecht (Art. 958f OR) schreibt dem Arbeitgeber vor, Geschäftsunterlagen 10 Jahre lang zu aufzubewahren. Lohnabrechnungen gehören zu diesen Unterlagen. Diese Verpflichtung gilt ab Ende des betreffenden Geschäftsjahres.

In der Praxis muss eine Lohnabrechnung von Januar 2026 mindestens bis Ende 2036 aufbewahrt werden. Bei einem Streit mit einem Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnungen für den gesamten strittigen Zeitraum vorlegen können.

Aufbewahrungsformat

Das Gesetz schreibt kein spezifisches Format vor. Lohnabrechnungen können aufbewahrt werden:

• In Papierform: Klassiert und archiviert an einem sicheren Ort
• In digitaler Form: Gelagert in einem zuverlässigen System, das die Integrität und Lesbarkeit der Dokumente über die gesamte Dauer gewährleistet

Das digitale Format wird immer häufiger und ist empfohlen. Es erleichtert die Suche, verringert den erforderlichen Speicherplatz und ermöglicht einen schnellen Zugriff bei einer Kontrolle oder einer Anfrage eines Arbeitnehmers.

Praktischer Tipp: Auch wenn Sie die Lohnabrechnungen digital aufbewahren, führen Sie regelmässig Sicherungen durch und überprüfen Sie, ob die Dateien lesbar bleiben. Eine nach 8 Jahren beschädigte Datei ist genauso problematisch wie eine fehlende Datei.

Wie VMAX Badge Lohnabrechnungen automatisch erstellt

Für einen KMU-Leiter, der 5, 10 oder 20 Arbeitnehmer verwaltet, ist die manuelle Erstellung von Lohnabrechnungen eine zeitaufwändige und riskante Aufgabe. Jeder Rechenfehler, jeder vergessene Zuschlag, jeder veraltete Satz ist ein potenzielles Problem.

VMAX Badge automatisiert den gesamten Prozess basierend auf den tatsächlich von Arbeitnehmern geleisteten Stunden:

Von der Erfassung zur Lohnabrechnung in 3 Schritten

1. Tägliche Erfassung: Jeder Arbeitnehmer erfasst An- und Abgang bei jedem Arbeitsort über die mobile App. Die Stunden werden mit Geostandort erfasst.
2. Automatische Berechnung: Am Monatsende summiert VMAX Badge die Stunden pro Arbeitnehmer, erkennt Nacht-, Wochenend- und Überstunden und wendet die entsprechenden Zuschläge an.
3. Generierung der Abrechnung: Die Sozialversicherungsbeiträge (AHV 5,3%, ALV 1,1%, BVG je nach Ihrer Kasse) werden automatisch berechnet. Die Lohnabrechnung wird auf Knopfdruck erstellt, bereit zur Übermittlung an den Arbeitnehmer und das Treuhandbüro.

Die praktischen Vorteile

• Null Rechenfehler: Die Beitragssätze werden einmalig konfiguriert und deterministisch angewendet. Keine approximativen Rundungen, kein Vergessen.
• Zeitersparnis: Das, was 30 Minuten pro Arbeitnehmer dauerte, geht jetzt in Sekunden. Bei 15 Arbeitnehmern sind das 7 Stunden pro Monat gespart.
• Garantierte Konformität: Die Lohnabrechnungen enthalten alle obligatorischen Angaben und die Abzüge sind korrekt detailliert.
• Digitale Archivierung: Alle Abrechnungen werden im System gespeichert, jederzeit verfügbar für die erforderlichen 10 Jahre.
• Treuhand-Export: Die Daten werden in einem Format exportiert, das mit allen Schweizer Treuhandbüros kompatibel ist. Keine manuelle Neueingabe der Zahlen mehr nötig.

Ob in Reinigung, im Baugewerbe, in der Sicherheit, bei Spitex oder im Handwerk, VMAX Badge passt sich Ihrem Sektor und Ihren Lohnspezifika an.

Häufig gestellte Fragen